GESTIONAREA PROGRAMĂRILOR ONLINE

Când la începutul anului m-am confruntat cu faptul că cabinetul meu era plin de apeluri și receptionist nu avea timp să gestioneze toate solicitările, am realizat că trebuie ceva să se schimbe. Programarea online nu mai este un lux, ci o necesitate absolută.

De ce este importantă programarea online într-un cabinet stomatologic?

Am auzit de la mulți stomatologi: "Nu avem nevoie de programare online, pacienții preferă să ne sune". Poate fi posibil, dar realitatea din 2021 funcționează altfel. Oamenii în 3 ore verifică 5 stomatologi pe Google, iar prima chestie pe care o caut este butonul de programare online.

Dacă nu îl găsesc, pur și simplu se duc la clinica următoare. Nu e ceva personal, ci pur și simplu pentru comoditate.

Ce se întâmplă dacă nu ai programare online?

Problema mea inițială a fost sarcina pe recepție. Într-un cabinet mic, receptionist este tot timpul la telefon. Nu poate organiza, nu poate factura, nu poate să se ocupe de alți pacienți, pentru că telefonul sună constant.

Într-un cabinet mai mare? Și mai rău. Pentru că atunci cine gestionează programările online? Nimeni. Doctorii primesc direct mesaje de la pacienți, iar agenda devine haotică.

Programarea online nu este doar comoditate, ci bani

Când am introdus programarea online (cu ajutorul unor sisteme cum ar fi dROOT), am observat trei săptămâni:

• Luni dimineață: Normally, apelurile încep de la 10:00. Programarea online, pe de altă parte, era deja plină pentru săptămâna viitoare duminică seara la 22:00.

• Vineri după-amiază: În loc să trec prin locurile libere, eram 80% plin.

• Nu mai există "Îmi pare rău, avem loc doar peste 3 săptămâni" - pentru că oamenii se programează singuri când avem locuri libere.

Nu este doar o îmbunătățire a experienței pacientului. Este mai mulți bani. La nivel de cabinet mic: 1-2 pacienți extra pe săptămână = 4-8 pacienți pe lună = mai mulți bani în plus.

Problema neprezentării la programare

Unul dintre cele mai mari probleme era când pacienții pur și simplu nu se prezentau la ora lor programată. Receptionist nu putea face nimic - pacientul nu răspundea la telefon, sau pur și simplu uita.

După introducerea programării online, lucrurile funcționează diferit. Sistemul trimite SMS, email și amintiri. Mulți pacienți tot uită, dar raportul: anterior 35% neprezentare, acum doar 15%.

Asta înseamnă: 20% mai mulți pacienți se prezintă efectiv.

Cum funcționează în practică?

Într-un cabinet mic cu un singur doctor:

• Receptionist sau doctorul marchează orele disponibile.

• Pacientul poate să se programeze 24 de ore pe zi.

• Sistemul trimite automat o amintire.

• Nu mai există "Ah, am uitat".

Într-un cabinet mai mare cu echipă:

• Fiecare doctor are propriul calendar.

• Pacientul vede care doctor este disponibil.

• Nu mai sunt conflicte între orele programate.

• Receptionist încă poate gestiona programări manuale, dar în 80% din cazuri sistemul se ocupă.

Ce trebuie să știi la implementare?

Când doctorul începe, de obicei gândește: "Bine, atunci vom adăuga toate orele libere." Asta e greșit. De la început, nu pune prea multe ore libere - oamenii se simt ciudat dacă calendarul este prea gol. Începe doar cu orele cu adevărat libere.

Altă greșeală frecventă: nu ceri suficiente informații în programarea online. Presupui că va funcționa ca înainte. Dar nu. Oamenii au nevoie să vadă ce trebuie să completeze, ce date sunt necesare.

Beneficiul real se vede în primele 3 luni

Un coleg mi-a spus: "Prima săptămână am crezut că nu funcționează. Pentru că nu veneau programări online. Apoi în săptămâna a doua a început să se mute, și în a treia săptămână era deja 50% programări online."

Dacă sistemul este bun (cum este dROOT), atunci doctorii au aproape nimic suplimentar de făcut. Totul este automat.

De ce merită efortul?

1. Mai puțin stres pe recepție

2. Mai mulți pacienți în agendă, pentru că orele libere nu rămân gol

3. Mai puține neprezentări datorită reamintirilor

4. Mai mulți bani - matematică simplă

5. Experiență mai bună pentru pacient - un singur click și e programat

Programarea online nu este ceva futurist. Este o necesitate deja acum, dacă vrei să fii competitiv.

Dacă încă nu folosești sistem de programare online, este momentul să te gândești serios la asta. Prima lună va fi ciudată, dar după aceea nu mai vrei să te întorci.

Vezi și:

[Elemente esențiale în programarea pacientului] - mai multe sfaturi pentru optimizare.