Punctul sensibil al programelor stomatologice

Nu este un lucru neobişnuit pentru cabinetele stomatologice să investească prea mult timp în identificare şi prea mulţi bani pentru plata unui program stomatologic, care ar trebui să ofere un rezultat real în strategia de management al pacienţilor.

Însă chiar dacă la un moment dat se face investiţia, se pare că în prea multe cazuri lipseşte timpul necesar pentru instruirea personalul medical în scopul de a folosi pe deplin şi eficient programul. De obicei responsabilitatea este evitată şi valoarea investiţiei se diminuează prin încadrarea a unu - doi membri din personalului cheie, chiar dacă se cunoaşte faptul că întreaga echipă are responsabilitate în îngrijirea pacientului.

Doar pentru a oferi o idee despre cât de mare este acest handicap pentru cabinetele stomatologice, să ne uităm la informaţiile care ar trebui înregistrate la un pacient pentru a putea începe o zi normală şi a avea o echipă pregătită să depăşească aşteptările pacienţilor.

Pentru ca un program să faciliteze managementul pacientului în toate aspectele sale legate de cabinetul stomatologic, luaţi în considerare următoarele:

Printr-o listare rapidă a planurilor de tratament, vei avea o viziune clară asupra etapelor de lucru şi a programărilor care trebuie efectuate. Această revizuire oferă oportunitate echipei de a cunoaşte factorii motivatori pentru pacient. Indiferent dacă este vorba de un tratament simplu de igienizare sau o lucrare complicată de protetică, medicul poate avea oricând o conversaţie despre provocările sau preocupările personale ale pacientului. Dacă acestuia sa realizat o programare, atunci membri echipei pot deveni conştienţi de faptul, că data şi ora programării a fost stabilită pe baza unei discuţii premergătoare şi are rolul de a consolida valoarea tratamentului.

Istoricul pacientului mai poate fi folosit pentru a stabili cât timp ia fost alocat pentru şedinţele de tratament şi cine a fost medicul curant. Foloseşte aceste informaţii în discuţiile purtate cu pacienţii pentru a construi o relaţie solidă. Cercetările arată că loialitatea şi acceptarea planurilor de tratament se bazează pe relaţie. De exemplu, o relaţie este consolidată atunci când recepţia salută pacientul pe nume, îl conduce în sala de tratament şi îi spune: “Vă daţi seama că vă tratăm de peste 10 ani, primul tratament l-aţi avut în 2004” sau medicul îi spune: “Obturaţia făcută acum trei ani de colega mea Dr. Ioana este şi astăzi într-o stare excepţională” sau “V-am văzut programarea / numele în agenda mea şi vă aşteptam, ce mai faceţi?”

După cum vedeţi, cel mai bun ajutor în rutina zilnică poate fi programul de management. O altă caracteristică importantă este, că ai la dispoziţie instant situaţia financiară a pacientului. Cunoscând faptul că are un sold restant, puteţi discuta cu el din timp şi găsi cele mai bune strategii de recuperare a datoriei. Personalul cabinetului poate trata situaţia încă din momentul în care pacientul se opreşte la recepţie şi nu va trebui să-şi facă griji că vor exista cazuri în care să plece pe uşă fără să plătească sau să aibă datorii.

Un alt factor cheie al programelor stomatologice este managementul eficient al timpului. Majoritatea programelor permit revizuirea uşoară şi rapidă a programului de lucru şi oferă posibilitatea de a găsi cel mai apropiat timp disponibil pentru programarea unei proceduri. Având aceste informaţii disponibile, se poate organiza eficient activitatea medicilor şi demonstra că ai o echipă care funcţionează profesional. Este mult mai uşor să convingi pacientul să accepte un tratament când se află în cabinet şi primeşte întotdeauna servicii excelente, decât sunându-l telefonic.

Pentru ca un program să faciliteze managementul pacientului în toate aspectele sale legate de cabinetul stomatologic, luaţi în considerare următoarele:

• Majoritatea programelor pot monitoriza cheltuielile privind costurile manoperelor câtre laboratoarele de tehnică dentară. Aceste rapoarte simplifica calculele în vederea prezentări planurilor de tratament sau în cazul calculului cheltuielilor generale pe cabinet.
• Zilele de naştere ale pacienţilor nu trebuie să fie un motiv de grijă, programele de management permit comunicarea automată, îi felicită şi trimit cele mai bune urări în numele tău şi al cabinetului cu ocazia zilelor importante.

Doar câteva dintre funcţionalităţile unui program stomatologic care pune la dispoziţie informaţii pertinete, accesibile la vârful degetelor tale. Când ziua porneşte cu informaţii relevante despre pacienţi şi despre cazuri realizate excelent, echipa ta va avea motiv de optimism şi poate începe programul de lucru fericit, concentrându-se doar la muncă. Ei se simt fericiţi şi ştiu că au ales cel mai bun loc de muncă în cabinetul tău. Pacienţii se simt în centrul atenţiei, ştiu că au deschis uşa care trebuia, au ales medicul perfect, simt în aer profesionalismul şi ştiu că vor primi cel mai bun tratament. Acest sentiment, chiar dacă este subliminal, aduce pacientul într-o stare de spirit ridicat în care crede în medicul lui îşi valorifică grija purtată pentru el.

Cine ar fi crezut că un program stomatologic, folosit în toate caracteristicile sale, poate avea un astfel de efect profund asupra afaceri tale? Este uimitor, nu-i aşa?