Cum să-ţi alegi un software stomatologic?
Pentru stomatologul anului 2014, opţiunile de a-şi practica meseria a crescut semnificativ. Nu cu mult timp în urmă, când economia şi tehnologia era de necomparat cu cea din zilele noastre, când băncile nu acordau împrumuturi pentru medicii tineri, posibilităţile de a porni o afacere proprie era mult mai anevoioasă, printre puținele posibilități a rămas asocierea cu un medic stabilizat, care deţine deja o clientelă formată sau angajarea la o clinică de stat. Desigur, partea bună a lucrurilor era, că tânărul medic nu trebuia să-şi facă griji cu privire la administrarea activităţii, a managementului şi de partea de business a cabinetului.
Cum economia a crescut, odată cu ea s-a schimbat și mentalitatea de managment, instituţiile de creditare au devenit mult mai dispuse să finanţeze tinerii stomatologi şi noile afaceri.
Tot mai mulți medici stomatologi, atât cei tineri cât şi cei cu vechime, au luat în considerare avantajele de a începe sau a reînnoi o afacere, prin deschiderea sau remodelarea cabinetelor şi clinicilor stomatologice.
În ambele cazuri însă, noul medic antreprenor se confruntă cu o sarcină grea, gestionarea şi managementul pe cont propriu. În fiecare caz el trebuie să ia o serie de decizii importante. Experţii vor fi de acord, că una dintre cele mai importante decizii se referă la management, implicit la alegerea software-ului de administrare, chiar dacă este vorba de un cabinet nou sau unul cu o clientelă deja formată în care se doreşte schimbarea vechiului sistem, (care în general este “depăşit” şi inadecvat pentru noile nevoi de administrare ale sec. 21).
Scopul acestui articol este de a sprijinii medicul dentist în a decide ce tip de software este mai bun pentru managementul cabinetului său, o decizie importantă în momentul în care se ajunge la achiziţia sau schimbarea unui sistem vechi, un ajutor suplimentar pentru a ajuta la evitarea greşelilor uzuale, pe care atât de mulți medici stomatologi au făcut-o deja în trecut. Un studiu recent arată, că achiziţiile de software din domeniul stomatologiei sunt într-o creștere semnificativă, însă 60% din cabinetele care achiziţionează un astfel de program, o fac fără a cunoaşte diferitele posibilităţi oferite de aceste sisteme, fără a lua în considerare costurile aferente întreţinerii şi limitele tehnologice. Importanţa acestei decizii nu poate fi subestimat!
Primul lucru
Până de curând, prima decizie importantă se referea la - a avea sau nu un software de administrare şi cât de performant trebuie să fie calculatorul din dotare, dacă răspunsul este afirmativ?! Problema actuală se referă la a decide între-un - Server local sau Cloud.
Permiteţi-mi să explic: De-a lungul anilor, dezvoltatorii de software stomatologic (cât și alte tipuri de sisteme), au avut de a face cu o creştere exponenţială în complexitate a sistemelor de hardware, pe care rulează produsele lor. Unitatea centrală de procesare sau CPU al unui calculator, poate să fie fabricat de diferite companii, cu caracteristici diferite. La fel există mai multe sisteme de operare, zeci de periferice, cum ar fi monitoare, imprimante, modem-uri, plăci de sunet, carduri, etc. Într-adevăr, marii producători de hardware spun, că clienţii lor au posibilitatea de a configura aceste produse pentru simplul motiv, amintit şi mai sus, că există foarte puţine calculatoare pe piață care sunt identice. Provocarea majoră pentru dezvoltatorii de software este, să se asigure că programul lor va rula pe toate sistemele şi configuraţiile, chiar şi în cazul sistemelor mai vechi, depăşite. Dar şi în cazul unor sisteme stabile, cum ar fi Windows sau MacOs, acest lucru este încă o sarcină descurajantă.
Calculatoarele se îmbunătăţesc în fiecare zi, iar dezvoltatorii de software trebuie să ghicească direcţia pieţei de mâine, nu numai situaţiile actuale. Pentru a face faţă acestor probleme, mulţi dezvoltatori de software s-au întors spre soluţiile oferite de sistemul on-line, cunoscut sub denumirea de Furnizor de Servicii de Aplicaţii, sau ASP. În modelul ASP, software-ul se află pe servere centrale administrate de Compania de Software, utilizatorul final (care eşti tu şi eu), accesează aceste servere pentru datele personale.
Folosind acest gen de sistem, putem profita automat de mai multe avantaje:
1. Plata în sistem de abonament, rată. Cele mai multe soluţii ASP au adoptat ca metodă preferată de plată, taxa lunară, în majoritatea cazurilor aceste costuri sunt semnificativ mai mici decât achiziţionarea unei licenţe de program “aplicaţie descktop, CD”.
2. Furnizorul ASP se va ocupa de toate actualizările de software, direct pe serverele centrale, oferind acest serviciu aproape instant și fără nici un deranj la utilizator, care în cazurile clasice sau dovedit de multe ori foarte complicat și scump.
3. Majoritatea sistemelor ASP au stabilit metoda de plată în format "pay-as-you-play", cu alte cuvinte, plăteşti pentru sistemul pe care îl ai şi îl folosești, nu pentru cel inexistent sau nefolosit.
4. Hardware-ul pe care rulează programele Online sunt mai simple şi ieftine decât cele actuale, care ocupă mult spațiu şi câteodată costă foarte mult.
5. O bază de date centralizat, ca în cazul cabinetelor stomatologice cu mai multi medici, asistente sau mai multe locaţii, este unul ideal, pentru că oferă acces simultan la informaţii pentru toţi utilizatorii programului.
6. Pacienţii ar putea, în anumite condiţii, să aibă acces la dosarele lor, astfel încât acestea ar putea revizui planurile de tratament, programarea, fișele electronice, etc.
Ca în orice altă tehnologie, şi aici este recomandat un grad de precauţie şi aici ne referim la următoarele:
1. Chiar şi în cazul celui mai bun scenariu, cantităţi mari de date sunt mutate şi stocate. Acestea sunt valabile şi în cazul cabinetelor stomatologice de dimensiuni mai mici. Deşi furnizorii de ASP vă confirmă acest lucru, o conexiune de Internet de viteză mare, cum ar fi cablu sau DSL, ar trebui să fie o cerință minimă obligatorie.
2. În timp ce backup-ul datelor este un fapt dat, rămâne evoluţia continuă a Internetului şi continua lui schimbare. În cazul în care conexiunea cade (lucru rar întâlnit în sistemele moderne), accesul la programul de administrare şi datele cabinetului sunt întrerupte (însă nu pierdute!).
3. Stocarea datelor este recomandat să se facă într-un format care este recunoscut de diferite programe, în caz contrar dacă la un moment dat se ia decizia de a trece la un alt program, acest lucru nu va fi posibil, nu se vor putea convertii datele existente.
4. Trebuie asigurat dreptul de proprietate asupra datelor. Dacă aceste date se află pe servere externe, cine este proprietarul, rămân aceste date proprietate privată sau şi alţi vor avea acces la ele? Problemă referitoare la confidenţialitatea datelor pacienţilor.
dROOT vă oferă răspunsurile la aceste întrebări.
Sistemul de operare
Alegerea sistemului de operare (hardware) pentru deservirea programului de administrare al cabinetului stomatologic se dovedește la fel de dificil. Câţiva ani în urmă au înflorit predominant PC şi MAC, sistemele PC au fost populare în rândul utilizatorilor din ţara noastră, datorită ușurinţei de utilizare şi obişnuinţei. Un alt sistem de operare, devenit popular în lumea afacerilor, este Linux, o formă de open-source Unix. Este popular, ca un sistem de operare în reţea. (pentru moment nu este de recomandat pentru situaţiile din cabinete stomatologice).
Caracteristici
Cine este medicul care îşi asumă liniştit sarcina de a achiziţiona un software stomatologic după o conferinţă sau o prezentare, cunoscând varietatea mare de probleme care pot apărea în situaţiile sus prezentate?! Opţiunile existente cu care se confruntă medicul stomatolog, sunt aproape copleşitoare, în timp ce consolidările recente au redus activitatea “marilor jucători” din acest domeniu, există încă zeci de programe la diferite firme mici, care sunt în cele mai multe cazuri, destul de stabile, gândite bine, chiar şi populare în unele zone. Acestea diferă între ele, fiind sisteme diferite, produşi de diferite firme, comparate între ele vom găsi asemănări, dar şi foarte multe discrepanţe. Cu alte cuvinte, nu există nici un program standard pentru stomatologia din România, nici chiar în lume, nu există un program perfect, care să corespundă pentru toată lumea şi să fie personalizat pentru fiecare situaţie existentă. Atunci însă, dacă totuși se doreşte cumpărarea unui program stomatologic, există câteva lucruri pe care recomandăm să păstraţi bine în minte:
1. În general toate programele au o mulţime de butoane, clopoţele, steaguri, etc., dar în cele mai multe cazuri, medici vor folosi doar o mică parte din aceste "complicaţii". Programele de administrare conţin anumite zone importante care sunt folosite de toţi utilizatorii sistemului. Acestea includ, dar nu se limitează la: înregistrarea pacienţilor, programare, fișele medicale, suprafaţa de lucru cu grafică dentară, estimarea şi planificarea tratamentului, gestionarea datelor pacientului, precum rapoartele şi statisticile necesare. Fiecare medic stomatolog şi fiecare cabinet stomatologic este unic în felul lui, iar un medic ar trebui să ştie să decidă lucrurile importante pentru o administrare bună, chiar înainte să înceapă să caute informaţii despre un program.
2. Trebuie să implici personalul, pentru a ajuta la luarea deciziei. Cu excepţia câtorva module, cum ar fi statistica, salarii, finanţe, personalul va fi cel care va lucra în programul achiziţionat. Dacă ei vor primi un program dificil de utilizat, rezultatul va fi dezastruos pentru cabinet. Timpul de acomodare va crește semnificativ, datele introduse nu vor fi exacte, sau chiar mai rău vor fi cu lipsuri, ceea ce va duce la folosirea incorectă și la o proastă administrare.
3. Cu toate că programele stomatologice actuale conţin atât module administrative cât şi medicale, partea administrativă va fi cel mai important în majoritatea cazurilor. Acest lucru însă nu înseamnă că funcţiile clinice din program nu sunt importante. Cu toate că importanţa acestui articol se referă la alegerea software-ului şi nu la integrarea datelor clinice şi problemelor de management, este important ca software-ul dorit pentru achiziţionare să fie capabil de a lucra cu hardware-ul şi diferite produse hi-tec din dotarea cabinetului. De asemenea trebuie luat în considerare faptul, că modulul programului care se ocupă de date clinice, cum ar fi fotografii intraorale, radiografii digitale, etc. pot lăsa de dorit, pentru că nu sunt suficient de performante. Există însă programe terţe de gestionare a imaginilor, care sunt de departe superioare modulelor aferente programelor de administrare, acestea având însă roluri limitate şi prea puţin folositoare în managementul cabinetelor stomatologice.
4. O metodă frecventă de testare, pe care l-am găsit eficace, este de a lua fie un pacient real fie unul fictiv, şi testa efectiv programul, modul de lucru în program, funcţionarea, înregistrarea acelui pacient cu diferite situaţii. Cu alte cuvinte, creaţi o fișă de bază a pacientului, o programare, un plan de tratament, un tratament adăugat la costurile iniţiale, o fişă medicală, etc. Cu aceste procedee vă puteţi forma o imagine clară şi compara pas cu pas diferenţa dintre un program sau altul. Păstraţi însă în minte următoarele lucruri: ar trebui să vedeţi cât de bine se adaptează software-ul în cauză modului de lucru pe care-l practicaţi, cât este de fiabil, câtă libertate de lucru vă oferă, cheltuielile aferente pe termen lung, ușurinţa de folosire, modul de vizualizare a lucrurilor ce ţin de administrarea corectă a unui cabinet și datele pacienţilor. Un software prost proiectat, va forţa să schimbaţi cu totul modul de lucru obișnuit, modul de înregistrare a pacienţilor, conţinutul de date, lucru ce trebuie evitat cu orice cost.
Instruire, Service şi Asistenţă
Este foarte regretabil, cel puţin prin prisma experienţei noastre, că atunci când un medic îşi alege un software stomatologic, factorul important în luarea deciziei este preţul de achiziție. Cei mai mulţi stomatologi vor petrece ore în şir cu evaluarea, alegerea caracteristicilor şi cum am spus, preţul de vânzare, dar prea puţini se gândesc la costurile de după achiziţie, implementare, instruire, suport continuu.
Să începem cu implementarea şi instruirea. Cea mai sigură modalitate de a NU adopta un software în cabinetul Dvs. şi în rândul angajaţilor este implementarea greșită şi o instruire nefăcută. Aceste programe nu sunt ieftine şi au efectul de “şoc” în rândul angajaţilor, mulţi medici vor încerca să accelereze procedeul şi să economisească bani pe procesul de instruire. Nu faceţi această greşeală! Multe dintre programele de administrare oferă acest serviciu direct, prin telefon, sau webinar, dar cel puţin printr-un manual de utilizare, (din păcate există şi unele excepţii). În orice caz acesta va fi una dintre cele mai bune investiţii pe care le puteţi face după decizia de achiziţionare.
Programele de management a cabinetelor stomatologice sunt mari, greu de înţeles şi complexe, nu acceptaţi de la nimeni să vă vândă ceva diferit. Unele excepţii de la mare şi complex se reflectă în modul de proiectare, în care se urmăreşte uşurarea modului de lucru a utilizatorului şi vor încerca să ofere un program mai simplu de utilizat. Într-un cabinet, lucrând la capacitatea maximă cu personalul ocupat, medici cu pacienţi în scaun, recepţioneră cu telefonul în mână, modul de implementare şi uşurinţa de folosire a programului de către toată lumea este un lucru crucial.
Puneţi următoarele întrebări!
1. Software-ul achiziţionat are suport tehnic încă din primul an?
2. Cum se efectuează actualizările programului, când se face, cât durează şi care sunt costurile?
3. Care sunt orele de service clienţi şi suport?
4. Cum se oferă trainingul echipei şi la ce costuri?
5. Site-ul programului oferă suport şi informaţie pentru documentare?
6. Există diferite nivele de sprijin în implementarea programului în sistemul cabinetului?
7. Cât de des este actualizat programul?
8. Care este experienţa echipei care a proiectat programul?
Un alt lucru despre care dorim să avertizăm orice stomatolog cu privire la achiziţionarea unui software, este problema hardware-ului achiziţionat la “pachet” împreună cu programul. Firmele de software vor reuşi de multe ori să prezinte acest lucru ca o ofertă atractivă, susţinând că prin achiziţionarea programului împreună cu partea de hardware, “pachet foarte avantajos”, vor reuși să implementeze un sistem fiabil, acesta fiind mai controlabil. În general conţinutul acestor pachete va rezulta un preţ mai mare, configuraţia de hardware achiziţionat prin intermediul firmei de software va rezulta un raport calitate-preţ mai proastă decât oferă piaţa actuală. Firmele de software, achiziţionează o cantitate mare de hardware de la producători şi vor continua să le vândă pe piaţă până la epuizare, chiar şi atunci când acestea sunt depăşite tehnologic.
Planurile de sprijin în care este inclus şi un suport hardware, adesea sunt foarte scumpe, şi adevărul este, că nu hardware-ul oferă fiabilitatea unui sistem de administrare în cazul cabinetelor stomatologice. Firmele de software au contracte avantajoase cu producătorii mari de hardware, ei pot vinde la clienţi cu preţuri şi taxe reduse, un lucru şi o idee excelentă, doar cu condiţia ca acesta să respecte tendinţele actuale ale pieţii şi condiţiile de asistenţă şi service.
A fi informat
Ca în orice decizie importantă, pe care o luăm în viaţa personală cât şi în administrarea cabinetul nostru, regula este valabilă şi la achiziţionarea unui software, cu cât mai mult cu atât mai bine. Desigur, unele informaţii sunt mai valoroase decât altele, aceste informaţii sunt disponibile prin mai multe căi pentru stomatologul modern, pentru a afla detalii despre software.
Cu toate că reprezentantul unui software este de multe ori o sursă majoră de informare despre un program, trebuie amintit faptul, că acesta nu este întotdeauna obiectiv. Scopul principal al reprezentantului este de a vinde acel produs. Să nu ne înţelegeţi greşit, trebuie discutat direct cu reprezentantul programului, trebuie luat în considerare informaţiile oferite de ei! Site-urile în general conţin informaţii valoroase, pliantele, newsletter-ul sunt o sursă bună de a ne informa, dar întotdeauna încercaţi să verificaţi informaţia şi din alt punct de vedere, cum ar fi soluţiile tehnice oferite, tendinţa pieţei, tendinţa dezvoltări tehnologice.
Solicitaţi versiuni demo, prezentări (cei mai mulţi nu vor ezita să facă acest lucru). Numai că nu trebuie luat ca literă de lege cea ce spune fiecare reprezentat. Dacă aveţi nevoie de o anumită caracteristică şi reprezentantul vă spune că “acesta va fi inclus în următoarea actualizare”, ar trebui să presupuneţi că această funcţie nu este disponibilă şi sunt şanse ca ea să nu apară de-curând. Achiziţionaţi întotdeauna un produs bazat pe caracteristicile actuale şi nu pe caracteristicile promise, care au şansa de a nu fi incluse niciodată. O problemă delicată este partea de implementare a software-ului achiziţionat cu diverse componente de hardware din cabinet, camere intraorale, radiografii, etc. Reprezentantul va oferi o mulţime de informaţii optimiste, despre cât de bine va comunica programul cu aceste sisteme, însă fiecare medic-manager care are un plan de dezvoltare pentru cabinetul său, trebuie să ştie aproximativ direcţia de dezvoltare în viitorul apropiat şi investiţiile în aceste tehnologii, care în multe cazuri oferă un protocol de comunicare foarte greoi.
Informaţia cea mai folositoare este informaţia obiectivă, puteţi cere firmei de software o listă cu diferiţi utilizatori, care au cabinete asemănătoare cu al Dvs. şi să contactaţi aceste persoane. Puteţi urmării diverse tendințe despre tehnologiile folosite, de exemplu modul de dezvoltare a aplicaţiilor Desktop versus Online. Reţineţi desigur că nici un reprezentant nu va oferii o sursă de informare cu tendinţă negativă sau un client nemulţumit.
O variantă, probabil cea mai bună, este o cercetare amănunţită pe Internet. Puteţi începe cu evaluarea informaţiilor referitoare la cloud computing şi aplicaţiile descktop, prin analiza grafică a dezvoltării acestora, prognostizări actuale şi de viitor a acestor soluţii, citiţi informaţiile şi mentalitatea de abordare cu totul nouă a software-ului stomatologic dROOT
www.droot.ro, vă puteţi abona la newsleter-ul acestuia sau există portaluri de specialitate care oferă informaţii valoroase. Chiar vă recomandăm o cercetare în trendingul cabinetelor occidentale şi soluţiile adoptate pe acea piaţă mai dezvoltată. Încercaţi să aflaţi răspunsuri la întrebările de genul: experienţa altora, service şi suport oferit, cât de usor este de folosit, cât de uşor se rezolvă o problemă, cât de sigur este, cât de actual este, cât de modern este, cât de fiabil este, cum îl pot folosi prin diverse dispozitive (mobil, laptop, de acasă, etc.).
Consolidări
Modul de administrare a cabinetelor stomatologice s-a schimbat drastic în ultima vreme. În ultimi ani în România au apărut diverse programe, unele mai bune altele mai puţin, multe dintre acestea au fost dezvoltate de informaticieni fără a avea cunoştinte chiar şi minime în administrarea unui cabinet stomatologic, majoritatea au fost dezvoltate în variante descktop limitând performanţele tehnologice lăsând pe de o parte posibilităţile aproape infinite a versiunilor Online. Cu toate acestea considerăm că oferta mare şi diversă este un lucru bun, pentru că oferă posibilitatea de comparare şi alegere.
Aşa cum am discutat mai devreme, un cuvânt greu de spus trebuie să aibă service-ul, suportul şi tehnologia adaptată. În mod evident, o firmă care a dat faliment sau este inactiv de o vreme, chiar dacă are un program bun, nu va fi în măsură să ofere sprijin pe termen lung, un cabinet care achiziţionează un software modern astăzi, are garanţia unei echipe şi un suport tehnic stabil.
Concluzie
Medicul stomatolog, care este pe punctul de a decide ce fel de software să implementeze în activitatea sa, se confruntă cu o ofertă şi avalanşă de informaţii tentante. Oferta actuală de pe piaţă oferă multe versiuni de programe cu caracteristici fel şi fel de diverse care rareori sunt folosite. Pentru a evita o greşeală care necesită o corectare lungă chiar ani în șir, medicul stomatolog ar trebui să-şi facă temele, să decidă ce este important pentru el, să compară diferite caracteristici, costuri, service, suport tehnic, soluţie tehnologică, culegere de informaţii directe şi Online, după care să ia decizia corectă pentru el.
Succes!
