Cum să-ți alegi un software stomatologic

Pentru stomatologul anului 2014, opțiunile de a-și practica meseria a crescut semnificativ. Nu cu mult timp în urmă, când economia și tehnologia era de necomparat cu cea din zilele noastre, când băncile nu acordau împrumuturi pentru medicii tineri, posibilitățile de a porni o afacere proprie era mult mai anevoioasă, printre puținele posibilități a rămas asocierea cu un medic stabilizat, care deține deja o clientelă formată sau angajarea la o clinică de stat. Desigur, partea bună a lucrurilor era, că tânărul medic nu trebuia să-și facă griji cu privire la administrarea activității, a managementului și de partea de business a cabinetului.

Cum economia a crescut, odată cu ea s-a schimbat și mentalitatea de managment, instituțiile de creditare au devenit mult mai dispuse să finanțeze tinerii stomatologi și noile afaceri.

Tot mai mulți medici stomatologi, atât cei tineri cât și cei cu vechime, au luat în considerare avantajele de a începe sau a reînnoi o afacere, prin deschiderea sau remodelarea cabinetelor și clinicilor stomatologice.

În ambele cazuri însă, noul medic antreprenor se confruntă cu o sarcină grea, gestionarea și managementul pe cont propriu. În fiecare caz el trebuie să ia o serie de decizii importante. Experții vor fi de acord, că una dintre cele mai importante decizii se referă la management, implicit la alegerea software-ului de administrare, chiar dacă este vorba de un cabinet nou sau unul cu o clientelă deja formată în care se dorește schimbarea vechiului sistem, (care în general este “depășit” și inadecvat pentru noile nevoi de administrare ale sec. 21).

Scopul acestui articol este de a sprijinii medicul dentist în a decide ce tip de software este mai bun pentru managementul cabinetului său, o decizie importantă în momentul în care se ajunge la achiziția sau schimbarea unui sistem vechi, un ajutor suplimentar pentru a ajuta la evitarea greșelilor uzuale, pe care atât de mulți medici stomatologi au făcut-o deja în trecut. Un studiu recent arată, că achizițiile de software din domeniul stomatologiei sunt într-o creștere semnificativă, însă 60% din cabinetele care achiziționează un astfel de program, o fac fără a cunoaște diferitele posibilități oferite de aceste sisteme, fără a lua în considerare costurile aferente întreținerii și limitele tehnologice. Importanța acestei decizii nu poate fi subestimat!

Primul lucru

Până de curând, prima decizie importantă se referea la - a avea sau nu un software de administrare și cât de performant trebuie să fie calculatorul din dotare, dacă răspunsul este afirmativ?! Problema actuală se referă la a decide între-un - Server local sau Cloud.

Permiteți-mi să explic: De-a lungul anilor, dezvoltatorii de software stomatologic (cât și alte tipuri de sisteme), au avut de a face cu o creștere exponențială în complexitate a sistemelor de hardware, pe care rulează produsele lor. Unitatea centrală de procesare sau CPU al unui calculator, poate să fie fabricat de diferite companii, cu caracteristici diferite. La fel există mai multe sisteme de operare, zeci de periferice, cum ar fi monitoare, imprimante, modem-uri, plăci de sunet, carduri, etc. Într-adevăr, marii producători de hardware spun, că clienții lor au posibilitatea de a configura aceste produse pentru simplul motiv, amintit și mai sus, că există foarte puține calculatoare pe piață care sunt identice. Provocarea majoră pentru dezvoltatorii de software este, să se asigure că programul lor va rula pe toate sistemele și configurațiile, chiar și în cazul sistemelor mai vechi, depășite. Dar și în cazul unor sisteme stabile, cum ar fi Windows sau MacOs, acest lucru este încă o sarcină descurajantă.

Calculatoarele se îmbunătățesc în fiecare zi, iar dezvoltatorii de software trebuie să ghicească direcția pieței de mâine, nu numai situațiile actuale. Pentru a face față acestor probleme, mulți dezvoltatori de software s-au întors spre soluțiile oferite de sistemul on-line, cunoscut sub denumirea de Furnizor de Servicii de Aplicații, sau ASP. În modelul ASP, software-ul se află pe servere centrale administrate de Compania de Software, utilizatorul final (care ești tu și eu), accesează aceste servere pentru datele personale.

Folosind acest gen de sistem, putem profita automat de mai multe avantaje:

• 1. Plata în sistem de abonament, rată. Cele mai multe soluții ASP au adoptat ca metodă preferată de plată, taxa lunară, în majoritatea cazurilor aceste costuri sunt semnificativ mai mici decât achiziționarea unei licențe de program “aplicație descktop, CD”.

• 2. Furnizorul ASP se va ocupa de toate actualizările de software, direct pe serverele centrale, oferind acest serviciu aproape instant și fără nici un deranj la utilizator, care în cazurile clasice sau dovedit de multe ori foarte complicat și scump.

• 3. Majoritatea sistemelor ASP au stabilit metoda de plată în format "pay-as-you-play", cu alte cuvinte, plătești pentru sistemul pe care îl ai și îl folosești, nu pentru cel inexistent sau nefolosit.

• 4. Hardware-ul pe care rulează programele Online sunt mai simple și ieftine decât cele actuale, care ocupă mult spațiu și câteodată costă foarte mult.

• 5. O bază de date centralizat, ca în cazul cabinetelor stomatologice cu mai multi medici, asistente sau mai multe locații, este unul ideal, pentru că oferă acces simultan la informații pentru toți utilizatorii programului.

• 6. Pacienții ar putea, în anumite condiții, să aibă acces la dosarele lor, astfel încât acestea ar putea revizui planurile de tratament, programarea, fișele electronice, etc.

Ca în orice altă tehnologie, și aici este recomandat un grad de precauție și aici ne referim la următoarele:

• 1. Chiar și în cazul celui mai bun scenariu, cantități mari de date sunt mutate și stocate. Acestea sunt valabile și în cazul cabinetelor stomatologice de dimensiuni mai mici. Deși furnizorii de ASP vă confirmă acest lucru, o conexiune de Internet de viteză mare, cum ar fi cablu sau DSL, ar trebui să fie o cerință minimă obligatorie.

• 2. În timp ce backup-ul datelor este un fapt dat, rămâne evoluția continuă a Internetului și continua lui schimbare. În cazul în care conexiunea cade (lucru rar întâlnit în sistemele moderne), accesul la programul de administrare și datele cabinetului sunt întrerupte (însă nu pierdute!).

• 3. Stocarea datelor este recomandat să se facă într-un format care este recunoscut de diferite programe, în caz contrar dacă la un moment dat se ia decizia de a trece la un alt program, acest lucru nu va fi posibil, nu se vor putea convertii datele existente.

• 4. Trebuie asigurat dreptul de proprietate asupra datelor. Dacă aceste date se află pe servere externe, cine este proprietarul, rămân aceste date proprietate privată sau și alți vor avea acces la ele? Problemă referitoare la confidențialitatea datelor pacienților.

dROOT vă oferă răspunsurile la aceste întrebări.

Sistemul de operare

Alegerea sistemului de operare (hardware) pentru deservirea programului de administrare al cabinetului stomatologic se dovedește la fel de dificil. Câțiva ani în urmă au înflorit predominant PC și MAC, sistemele PC au fost populare în rândul utilizatorilor din țara noastră, datorită ușurinței de utilizare și obișnuinței. Un alt sistem de operare, devenit popular în lumea afacerilor, este Linux, o formă de open-source Unix. Este popular, ca un sistem de operare în rețea. (pentru moment nu este de recomandat pentru situațiile din cabinete stomatologice).

Caracteristici

Cine este medicul care își asumă liniștit sarcina de a achiziționa un software stomatologic după o conferință sau o prezentare, cunoscând varietatea mare de probleme care pot apărea în situațiile sus prezentate?! Opțiunile existente cu care se confruntă medicul stomatolog, sunt aproape copleșitoare, în timp ce consolidările recente au redus activitatea “marilor jucători” din acest domeniu, există încă zeci de programe la diferite firme mici, care sunt în cele mai multe cazuri, destul de stabile, gândite bine, chiar și populare în unele zone. Acestea diferă între ele, fiind sisteme diferite, produși de diferite firme, comparate între ele vom găsi asemănări, dar și foarte multe discrepanțe. Cu alte cuvinte, nu există nici un program standard pentru stomatologia din România, nici chiar în lume, nu există un program perfect, care să corespundă pentru toată lumea și să fie personalizat pentru fiecare situație existentă. Atunci însă, dacă totuși se dorește cumpărarea unui program stomatologic, există câteva lucruri pe care recomandăm să păstrați bine în minte:

• 1. În general toate programele au o mulțime de butoane, clopoțele, steaguri, etc., dar în cele mai multe cazuri, medici vor folosi doar o mică parte din aceste "complicații". Programele de administrare conțin anumite zone importante care sunt folosite de toți utilizatorii sistemului. Acestea includ, dar nu se limitează la: înregistrarea pacienților, programare, fișele medicale, suprafața de lucru cu grafică dentară, estimarea și planificarea tratamentului, gestionarea datelor pacientului, precum rapoartele și statisticile necesare. Fiecare medic stomatolog și fiecare cabinet stomatologic este unic în felul lui, iar un medic ar trebui să știe să decidă lucrurile importante pentru o administrare bună, chiar înainte să înceapă să caute informații despre un program.

• 2. Trebuie să implici personalul, pentru a ajuta la luarea deciziei. Cu excepția câtorva module, cum ar fi statistica, salarii, finanțe, personalul va fi cel care va lucra în programul achiziționat. Dacă ei vor primi un program dificil de utilizat, rezultatul va fi dezastruos pentru cabinet. Timpul de acomodare va crește semnificativ, datele introduse nu vor fi exacte, sau chiar mai rău vor fi cu lipsuri, ceea ce va duce la folosirea incorectă și la o proastă administrare.

• 3. Cu toate că programele stomatologice actuale conțin atât module administrative cât și medicale, partea administrativă va fi cel mai important în majoritatea cazurilor. Acest lucru însă nu înseamnă că funcțiile clinice din program nu sunt importante. Cu toate că importanța acestui articol se referă la alegerea software-ului și nu la integrarea datelor clinice și problemelor de management, este important ca software-ul dorit pentru achiziționare să fie capabil de a lucra cu hardware-ul și diferite produse hi-tec din dotarea cabinetului. De asemenea trebuie luat în considerare faptul, că modulul programului care se ocupă de date clinice, cum ar fi fotografii intraorale, radiografii digitale, etc. pot lăsa de dorit, pentru că nu sunt suficient de performante. Există însă programe terțe de gestionare a imaginilor, care sunt de departe superioare modulelor aferente programelor de administrare, acestea având însă roluri limitate și prea puțin folositoare în managementul cabinetelor stomatologice.

• 4. O metodă frecventă de testare, pe care l-am găsit eficace, este de a lua fie un pacient real fie unul fictiv, și testa efectiv programul, modul de lucru în program, funcționarea, înregistrarea acelui pacient cu diferite situații. Cu alte cuvinte, creați o fișă de bază a pacientului, o programare, un plan de tratament, un tratament adăugat la costurile inițiale, o fișă medicală, etc. Cu aceste procedee vă puteți forma o imagine clară și compara pas cu pas diferența dintre un program sau altul. Păstrați însă în minte următoarele lucruri: ar trebui să vedeți cât de bine se adaptează software-ul în cauză modului de lucru pe care-l practicați, cât este de fiabil, câtă libertate de lucru vă oferă, cheltuielile aferente pe termen lung, ușurința de folosire, modul de vizualizare a lucrurilor ce țin de administrarea corectă a unui cabinet și datele pacienților. Un software prost proiectat, va forța să schimbați cu totul modul de lucru obișnuit, modul de înregistrare a pacienților, conținutul de date, lucru ce trebuie evitat cu orice cost.

Instruire, Service și Asistență

Este foarte regretabil, cel puțin prin prisma experienței noastre, că atunci când un medic își alege un software stomatologic, factorul important în luarea deciziei este prețul de achiziție. Cei mai mulți stomatologi vor petrece ore în șir cu evaluarea, alegerea caracteristicilor și cum am spus, prețul de vânzare, dar prea puțini se gândesc la costurile de după achiziție, implementare, instruire, suport continuu.

Să începem cu implementarea și instruirea. Cea mai sigură modalitate de a NU adopta un software în cabinetul Dvs. și în rândul angajaților este implementarea greșită și o instruire nefăcută. Aceste programe nu sunt ieftine și au efectul de “șoc” în rândul angajaților, mulți medici vor încerca să accelereze procedeul și să economisească bani pe procesul de instruire. Nu faceți această greșeală! Multe dintre programele de administrare oferă acest serviciu direct, prin telefon, sau webinar, dar cel puțin printr-un manual de utilizare, (din păcate există și unele excepții). În orice caz acesta va fi una dintre cele mai bune investiții pe care le puteți face după decizia de achiziționare.

Programele de management a cabinetelor stomatologice sunt mari, greu de înțeles și complexe, nu acceptați de la nimeni să vă vândă ceva diferit. Unele excepții de la mare și complex se reflectă în modul de proiectare, în care se urmărește ușurarea modului de lucru a utilizatorului și vor încerca să ofere un program mai simplu de utilizat. Într-un cabinet, lucrând la capacitatea maximă cu personalul ocupat, medici cu pacienți în scaun, recepționeră cu telefonul în mână, modul de implementare și ușurința de folosire a programului de către toată lumea este un lucru crucial.

Puneți următoarele întrebări!

• 1. Software-ul achiziționat are suport tehnic încă din primul an?

• 2. Cum se efectuează actualizările programului, când se face, cât durează și care sunt costurile?

• 3. Care sunt orele de service clienți și suport?

• 4. Cum se oferă trainingul echipei și la ce costuri?

• 5. Site-ul programului oferă suport și informație pentru documentare?

• 6. Există diferite nivele de sprijin în implementarea programului în sistemul cabinetului?

• 7. Cât de des este actualizat programul?

• 8. Care este experiența echipei care a proiectat programul?

Un alt lucru despre care dorim să avertizăm orice stomatolog cu privire la achiziționarea unui software, este problema hardware-ului achiziționat la “pachet” împreună cu programul. Firmele de software vor reuși de multe ori să prezinte acest lucru ca o ofertă atractivă, susținând că prin achiziționarea programului împreună cu partea de hardware, “pachet foarte avantajos”, vor reuși să implementeze un sistem fiabil, acesta fiind mai controlabil. În general conținutul acestor pachete va rezulta un preț mai mare, configurația de hardware achiziționat prin intermediul firmei de software va rezulta un raport calitate-preț mai proastă decât oferă piața actuală. Firmele de software, achiziționează o cantitate mare de hardware de la producători și vor continua să le vândă pe piață până la epuizare, chiar și atunci când acestea sunt depășite tehnologic.

Planurile de sprijin în care este inclus și un suport hardware, adesea sunt foarte scumpe, și adevărul este, că nu hardware-ul oferă fiabilitatea unui sistem de administrare în cazul cabinetelor stomatologice. Firmele de software au contracte avantajoase cu producătorii mari de hardware, ei pot vinde la clienți cu prețuri și taxe reduse, un lucru și o idee excelentă, doar cu condiția ca acesta să respecte tendințele actuale ale pieții și condițiile de asistență și service.

A fi informat

Ca în orice decizie importantă, pe care o luăm în viața personală cât și în administrarea cabinetul nostru, regula este valabilă și la achiziționarea unui software, cu cât mai mult cu atât mai bine. Desigur, unele informații sunt mai valoroase decât altele, aceste informații sunt disponibile prin mai multe căi pentru stomatologul modern, pentru a afla detalii despre software.

Cu toate că reprezentantul unui software este de multe ori o sursă majoră de informare despre un program, trebuie amintit faptul, că acesta nu este întotdeauna obiectiv. Scopul principal al reprezentantului este de a vinde acel produs. Să nu ne înțelegeți greșit, trebuie discutat direct cu reprezentantul programului, trebuie luat în considerare informațiile oferite de ei! Site-urile în general conțin informații valoroase, pliantele, newsletter-ul sunt o sursă bună de a ne informa, dar întotdeauna încercați să verificați informația și din alt punct de vedere, cum ar fi soluțiile tehnice oferite, tendința pieței, tendința dezvoltări tehnologice.

Solicitați versiuni demo, prezentări (cei mai mulți nu vor ezita să facă acest lucru). Numai că nu trebuie luat ca literă de lege cea ce spune fiecare reprezentat. Dacă aveți nevoie de o anumită caracteristică și reprezentantul vă spune că “acesta va fi inclus în următoarea actualizare”, ar trebui să presupuneți că această funcție nu este disponibilă și sunt șanse ca ea să nu apară de-curând. Achiziționați întotdeauna un produs bazat pe caracteristicile actuale și nu pe caracteristicile promise, care au șansa de a nu fi incluse niciodată. O problemă delicată este partea de implementare a software-ului achiziționat cu diverse componente de hardware din cabinet, camere intraorale, radiografii, etc. Reprezentantul va oferi o mulțime de informații optimiste, despre cât de bine va comunica programul cu aceste sisteme, însă fiecare medic-manager care are un plan de dezvoltare pentru cabinetul său, trebuie să știe aproximativ direcția de dezvoltare în viitorul apropiat și investițiile în aceste tehnologii, care în multe cazuri oferă un protocol de comunicare foarte greoi.

Informația cea mai folositoare este informația obiectivă, puteți cere firmei de software o listă cu diferiți utilizatori, care au cabinete asemănătoare cu al Dvs. și să contactați aceste persoane. Puteți urmării diverse tendințe despre tehnologiile folosite, de exemplu modul de dezvoltare a aplicațiilor Desktop versus Online. Rețineți desigur că nici un reprezentant nu va oferii o sursă de informare cu tendință negativă sau un client nemulțumit.

O variantă, probabil cea mai bună, este o cercetare amănunțită pe Internet. Puteți începe cu evaluarea informațiilor referitoare la cloud computing și aplicațiile descktop, prin analiza grafică a dezvoltării acestora, prognostizări actuale și de viitor a acestor soluții, citiți informațiile și mentalitatea de abordare cu totul nouă a software-ului stomatologic dROOT www.droot.ro, vă puteți abona la newsleter-ul acestuia sau există portaluri de specialitate care oferă informații valoroase. Chiar vă recomandăm o cercetare în trendingul cabinetelor occidentale și soluțiile adoptate pe acea piață mai dezvoltată. Încercați să aflați răspunsuri la întrebările de genul: experiența altora, service și suport oferit, cât de usor este de folosit, cât de ușor se rezolvă o problemă, cât de sigur este, cât de actual este, cât de modern este, cât de fiabil este, cum îl pot folosi prin diverse dispozitive (mobil, laptop, de acasă, etc.).

Consolidări

Modul de administrare a cabinetelor stomatologice s-a schimbat drastic în ultima vreme. În ultimi ani în România au apărut diverse programe, unele mai bune altele mai puțin, multe dintre acestea au fost dezvoltate de informaticieni fără a avea cunoștinte chiar și minime în administrarea unui cabinet stomatologic, majoritatea au fost dezvoltate în variante descktop limitând performanțele tehnologice lăsând pe de o parte posibilitățile aproape infinite a versiunilor Online. Cu toate acestea considerăm că oferta mare și diversă este un lucru bun, pentru că oferă posibilitatea de comparare și alegere.

Așa cum am discutat mai devreme, un cuvânt greu de spus trebuie să aibă service-ul, suportul și tehnologia adaptată. În mod evident, o firmă care a dat faliment sau este inactiv de o vreme, chiar dacă are un program bun, nu va fi în măsură să ofere sprijin pe termen lung, un cabinet care achiziționează un software modern astăzi, are garanția unei echipe și un suport tehnic stabil.

Concluzie

Medicul stomatolog, care este pe punctul de a decide ce fel de software să implementeze în activitatea sa, se confruntă cu o ofertă și avalanșă de informații tentante. Oferta actuală de pe piață oferă multe versiuni de programe cu caracteristici fel și fel de diverse care rareori sunt folosite. Pentru a evita o greșeală care necesită o corectare lungă chiar ani în șir, medicul stomatolog ar trebui să-și facă temele, să decidă ce este important pentru el, să compară diferite caracteristici, costuri, service, suport tehnic, soluție tehnologică, culegere de informații directe și Online, după care să ia decizia corectă pentru el.

Succes!